Pouvoir enrichir, nettoyer, interroger et exporter vos données est nécessaire afin de maintenir une base utile et performante. Ce travail peut s’avérer long et fastidieux. Lorsque le nombre d’enregistrements est important, l’enjeu est de pouvoir associer des collaborateurs. Néanmoins, vous ne souhaitez pas qu’ils aient accès à toutes les données. Voilà pourquoi il est important de disposer d’un outil. Celui-ci doit permettre de définir au mieux les droits d’accès et de modification à votre base. Devenez-en le chef d’orchestre en quelques clics.
Organiser le travail de ses collaborateurs sur sa base de données
Faire intervenir d’autres personnes sur sa base de données permet de gagner du temps souvent mieux employé à d’autres tâches. Le travail collaboratif sur la base de données permet également de gagner en efficacité. Bien entendu, il faudra toutefois de bien organiser les missions de chacun.
C’est ce que permet MyWebDatabase.
L’enjeu est de différentier et personnaliser les droits d’accès et de modification à sa base de données. C’est en effet l’un des leviers d’une gestion optimale de vos données.
Définissez des missions de remplissage de la base
Assignez à chaque utilisateur une mission spécifique. Celle-ci dépendra des appétences et des capacités de chacun de vos collaborateurs. Cette approche est gage d’efficience et de motivation.
Les tâches peuvent être découpées à l’infini, en fonction de ses besoins.
En effet, MyWebDatabase propose d’attribuer à chaque utilisateur un rôle ultra-personnalisé.
En quelques clics vous pouvez choisir de définir :
- l’accès en lecture / écriture de votre utilisateur à certaines colonnes
- l’accès en lecture / écriture de votre utilisateur à certaines lignes (enregistrements)
- la lecture / le remplissage de tags
- les possibilités de recherche dans les données affectées en lecture à l’utilisateur
Exemple de collaboration sur la base de données
Prenons l’exemple d’un fichier clients à compléter. Vous assignez à votre assistant une mission. Il compléter les coordonnées manquantes de votre fichier clients à partir d’un document papier. Par exemple, il doit renseigner leur numéro de téléphone. Pour cet assistant, vous allez définir quatre les possibilités :
- ne lui montrer que les clients (lignes) pour lesquels le champ téléphone n’est pas renseigné
- lecture de la colonne nom + prénom + numéro de téléphone
- écriture de la colonne numéro de téléphone
- interdire la recherche dans la base des données affectées
Ces opérations se font en quelques secondes sur MyWebDatabase.
Concomitamment, vous pouvez mobiliser tout de suite votre vendeur. Il pourra en effet appeler au fur et à mesure les clients dont le numéro aura été ajouté. Ainsi, pour lui définir les droits suivants :
- ne lui montrer que les clients (lignes) pour lesquels le champ téléphone aura été renseigné
- lecture de la colonne nom + prénom + numéro de téléphone + “retour client”
- écriture de la colonne “retour client”
- la possibilité de sélectionner le tag “souhaite être rappelé”
On le voit, on peut gagner beaucoup en productivité tout en sécurisant sa base de données. Chaque utilisateur peut se voir attribuer un ou plusieurs rôles correspondant à une ou plusieurs missions. Plusieurs utilisateurs peuvent par ailleurs avoir le même rôle et la même mission. L’ensemble est parfaitement modulable.